Trong thời gian gần đây, thuật ngữ quản lý dự án phần mềm đã trở thành một thuật ngữ rất phổ biến. Các tổ chức phải đối mặt với nhiều khó khăn và thử thách lớn do tác động của nền kinh tế thị trường đang có nhiều thay đổi, đặc biệt là sau đại dịch Covid-19. Ban lãnh đạo và các nhà quản trị cao cấp đang gặp nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm hướng đi phù hợp giúp doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ hơn trên thị trường.
Vị trí của người quản lý dự án phần mềm được đánh giá cao vô cùng quan trọng khi sự tồn tại của doanh nghiệp phụ thuộc vào kế hoạch của họ. Sử dụng công nghệ thông tin trong mọi hoạt động kinh doanh là một ưu thế cạnh tranh hàng đầu và rất cần thiết trong thời đại hiện nay. Xin vui lòng tham khảo bài viết dưới đây của Viện FMIT để hiểu rõ hơn về vị trí quản lý này!
Quản lý dự án phần mềm là gì?
Thuật ngữ “Quản lý dự án phần mềm” đề cập đến các vị trí công việc hoặc hoạt động, bao gồm tất cả các nhiệm vụ như: lập kế hoạch, phân chia nguồn lực, quản lý chiến lược, giám sát rủi ro và dòng tiền, phân phối dự án, thực hiện kiểm tra và bàn giao các sản phẩm liên quan đến công nghệ phần mềm.
Câu hỏi đặt ra là ”Tại sao cần quản lý dự án phần mềm?” Sau đại dịch Covid-19, nền kinh tế toàn cầu đã trải qua một đợt biến động mạnh mẽ, ảnh hưởng đến thói quen tiêu dùng của khách hàng. Trong bối cảnh kinh tế mới này, công nghệ thông tin đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Nếu doanh nghiệp sở hữu các phần mềm công nghệ có tính ứng dụng cao và hữu ích, thì chắc chắn sẽ tăng cường lợi thế cạnh tranh, tạo điểm khác biệt để doanh nghiệp phát triển bền vững trên thị trường.
Sự quan trọng của chức vị quản lý dự án phần mềm.
Công việc quản lý dự án phần mềm là gì?
Để rõ hơn, công tác của người quản lý dự án phần mềm là gì? Người đảm nhận chức vụ này cần hiểu rõ những nhiệm vụ và phạm vi công việc mà mình sẽ thực hiện để hỗ trợ doanh nghiệp tăng cường độ cạnh tranh trên thị trường.
Để hoàn thành mục tiêu tốt nhất, người đảm nhiệm cần hiểu sâu về công nghệ thông tin, có kiến thức về phần mềm công nghệ tiên tiến và sử dụng phương pháp tiếp cận phù hợp. Bên cạnh đó, việc kết hợp các kỹ năng mềm và kinh nghiệm cá nhân cũng rất quan trọng.
Các công việc của người quản lý dự án phần mềm có tính đa dạng và yêu cầu năng lực chuyên môn cao vì tính quan trọng của chúng đối với sự phát triển của doanh nghiệp.
Nhận thông tin, xử lý dữ liệu, phân tích các yêu cầu về giải pháp cải tiến hệ thống.
Đảm nhiệm việc quản lý tất cả các hoạt động từ đầu đến cuối cùng và xác định mục tiêu chung của dự án là trách nhiệm của người quản lý. Trong quá trình quản lý, người này cần thiết lập các mục tiêu phù hợp với tình hình cụ thể để đảm bảo thành công của dự án.
Quản lý tài nguyên nhằm phân phối hợp lý nguồn lực cho từng dự án.
Điều hành các thủ tục hành chính và tài liệu an ninh liên quan.
Để quản lý, đo lường và đánh giá hiệu quả công việc, cần lập báo cáo kết quả sau mỗi giai đoạn. Dựa vào đó, thực hiện kiểm tra và trao tay cho khách hàng để tạo ra báo cáo kết quả cuối cùng.
Để có thể thích ứng linh hoạt với các dự án khác nhau của doanh nghiệp, cần thiết lập và đào tạo một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp.
Nhiệm vụ chính của người quản lý dự án phần mềm.
Để hoàn thành các nhiệm vụ trên, quản lý dự án phần mềm có thể phân bổ nhân lực phù hợp, không cần phải tự thực hiện. Tuy nhiên, quản lý vẫn cần có kế hoạch kiểm tra và giám sát khắt khe để đảm bảo công việc được hoàn thành theo đúng mục tiêu ban đầu.
Mô hình quản lý dự án phần mềm hiệu quả
Mục đích của các phương pháp quản lý dự án phổ biến như Agile, Scrum, DevOps và Waterfall là giúp bạn quản lý dự án của mình một cách hiệu quả nhất có thể. Mỗi phương pháp đều có ưu điểm riêng của chúng.
Đầu tiên, hãy cân nhắc 4 cách tiếp cận phổ biến và đang được áp dụng rộng rãi trong việc quản lý dự án một cách chi tiết hơn.
Hiện tại, các lĩnh vực về công nghệ đã sớm áp dụng phương pháp quản lý đặc thù cho từng dự án. Với quản lý dự án phần mềm, quá trình thực hiện công việc cũng có sự khác biệt. Mô hình phổ biến nhất ở thời điểm hiện tại là Agile, được sử dụng rộng rãi.
Phương pháp quản lý dự án phần mềm Agile.
Áp dụng phương pháp phân chia dự án lớn thành nhiều tác vụ nhỏ và thực hiện lặp đi lặp lại trong khoảng thời gian ngắn cho tới khi hoàn thành các tác vụ chung, mô hình Agile giúp doanh nghiệp tự quyết định hơn trong việc điều chỉnh các công việc nếu có bất kỳ sự thay đổi nào xảy ra.
Phương pháp quản lý dự án Linh hoạt đang trở nên phổ biến trong môi trường làm việc hiện đại và giúp hoàn thành công việc có nhiều hạng mục phức tạp. Mô hình Linh hoạt chia nhỏ nhiệm vụ để dễ kiểm soát, theo dõi và quản trị rủi ro trong từng khâu. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ hạn chế được những tổn thất quá lớn đến kết quả chung của dự án.
Viện FMIT đã triển khai đào tạo khóa học quản lý dự án nhằm đem lại những tiến bộ mới trong việc quản lý doanh nghiệp đạt hiệu quả tại Việt Nam. Nhận thấy những lợi ích đáng kể mà mô hình này mang lại cho các doanh nghiệp, kiến thức khóa học được xây dựng theo chuẩn mực quốc tế PMBOK giúp các tổ chức áp dụng và quản lý dự án một cách sâu sắc và phù hợp với nền kinh tế hiện đại ngày nay. Ban lãnh đạo và quản lý cấp cao có thể tìm hiểu thêm về khóa học quản lý dự án phần mềm Agile tại đây.
>> Có thể tìm hiểu thêm tại: .
Agile project management là gì?
FMIT® đang triển khai giảng dạy trực tuyến chương trình Quản lý dự án theo chuẩn quốc tế PMI®.
Scrum
Một khung phương pháp quản lý dự án linh hoạt và hiệu quả có thể được thực hiện thông qua Scrum. Scrum là một quy trình nhanh chóng và rất phổ biến trong việc phát triển phần mềm và sản phẩm, cũng như là một khung phương pháp có thể áp dụng cho nhiều loại dự án khác nhau. Scrum bao gồm các vòng sprint kéo dài từ 2 đến 4 tuần.
Các nhóm sử dụng loại phương pháp quản lý dự án này được dẫn dắt bởi một Scrum Master trong mỗi sprint.
Các nhóm được phép thực hiện các điều chỉnh cần thiết trước khi tiến hành giai đoạn tiếp theo, đánh giá hiệu quả của nhóm được tiến hành tại cuối mỗi chu kỳ.
Với cách thức đánh giá và phản hồi đầy ấn tượng vào cuối mỗi giai đoạn, phương pháp này hoàn toàn phù hợp cho các đội nhóm đặt mục tiêu cao trong việc luôn luôn cải tiến.
DevOps
DevOps là một phương pháp kết hợp giữa công nghệ thông tin và quá trình phát triển phần mềm.- DevOps nhằm mục đích giảm thiểu thời gian phát triển và nâng cao chất lượng sản phẩm.- Nó sử dụng nhiều nguyên tắc có tính nhanh chóng.
Việc khuyến khích sự kết hợp mạnh mẽ và giao tiếp thường xuyên giữa các đối tác được xem là rất quan trọng trong việc ưu tiên phát triển và triển khai nhanh chóng và đảm bảo chất lượng trong lĩnh vực DevOps.
Bởi vì những thuận lợi như chu trình phát triển ngắn hơn, giảm thiểu khuyết tật và ổn định môi trường, nên các đội ngũ ưa thích phương pháp DevOps thực hiện như thế, trong số các lợi ích khác.
Waterfall
Phương thức tưới nước cũng có thể xem như là một cách làm truyền thống, ít được lặp đi lặp lại.
Phân chia toàn bộ các tác vụ trong dự án thành các chuỗi tuyến tính là một cách suy nghĩ sáng tạo. Mỗi giai đoạn phụ thuộc vào các sản phẩm được sản xuất trong giai đoạn trước, tương tự như toán học theo cách là chỉ xây dựng dựa trên những hoạt động đã được thực hiện trước đó.
Một phương pháp khác tên là “phương pháp dòng nước” được sử dụng để tiến hành các giai đoạn của dự án theo hướng tuyến tính từ điểm khởi đầu và được thực thi sau đó.
Theo phương pháp truyền thống, việc hoàn thành từng giai đoạn trong dự án là điều cần thiết trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Các giai đoạn quan trọng trong quản lý dự án thác nước bao gồm: Yêu cầu kỹ thuật, phân tích, giai đoạn thiết kế, thực hiện, kiểm thử, triển khai và bảo trì.
Tương tự như một dòng chảy nước, dự án tiếp tục phát triển từ giai đoạn này sang giai đoạn tiếp theo, khi bạn có thể quan sát được.
Khi sử dụng phương pháp tiếp cận tuyến tính này, tuy nhiên, khi gặp sự cố hoặc cần xem lại giai đoạn trước, quá trình trở nên rắc rối và phức tạp hơn. Điều này là do tính chất tuyến tính của phương pháp này.
Đề xuất chỉ áp dụng phương pháp Waterfall cho các dự án có mục tiêu cuối cùng được xác định rõ ràng và không thay đổi do lý do này.
Các bên liên quan cần cố định kỳ vọng và dự án nói chung phải có tính dự đoán và nhất quán.
Công cụ quản lý dự án phần mềm
Việc sử dụng một phương tiện giám sát và quản lý rủi ro cho các dự án phần mềm là cần thiết, bởi vì rủi ro và mức độ không chắc chắn tăng cao đáng kể đối với quy mô của dự án, dù cho phương pháp thực hiện dự án đã được xác định trước.
Biểu đồ Gantt
Biểu đồ Gantt, một công cụ đại diện cho lịch trình của dự án theo thời gian, được sáng lập bởi Henry Gantt. Các hoạt động và thời gian được lên kế hoạch cho các công việc trong dự án được hiển thị trên các thanh ngang của biểu đồ.
Sơ đồ PERT
Kỹ thuật Đánh giá & Đánh giá Chương trình (Biểu đồ PERT) là một công cụ mô tả dự án dưới dạng sơ đồ mạng. Nó có khả năng thể hiện đồ họa các sự kiện chính của dự án theo cách đồng thời và liên tục. Các sự kiện liên tiếp nhau xảy ra, cho thấy sự phụ thuộc của sự kiện sau so với sự kiện trước đó.
Trong kế hoạch, các công việc được trình bày dưới hình thức các điểm đánh số và liên kết với nhau thông qua các mũi tên ghi chú về trình tự các sự kiện.
Quy trình quản lý dự án phần mềm hiệu quả
Để thực hiện công việc một cách hiệu quả, chúng ta cần tuân thủ một quy trình chính xác và luôn giữ vững điều này. Quy trình này sẽ hỗ trợ cho doanh nghiệp trong việc kiểm soát, phát hiện và khắc phục kịp thời những điểm yếu để tránh gây ra những tổn thất quá lớn.
Thời gian thực hiện của dự án phần mềm có tính linh hoạt và đa dạng phụ thuộc vào đặc tính của từng dự án. Doanh nghiệp có thể thực hiện dự án trong thời gian ngắn hoặc dài tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể. Các giai đoạn trong quá trình quản lý dự án sẽ được tổng quát hóa.
Bắt đầu dự án
Để đạt được kết quả như mong đợi cho dự án, người quản lý cần phân phối công việc đồng đều cho mỗi bộ phận. Sau khi tiếp nhận thông tin, các phòng ban liên quan sẽ họp để đưa ra mục tiêu tổng thể cho dự án và mục tiêu cụ thể cho từng nhiệm vụ.
Tổ chức cuộc họp nhóm để đề ra mục đích và kế hoạch thực hiện.
Lập kế hoạch triển khai dự án
Vô cùng quan trọng là giai đoạn lập kế hoạch, ở đây người quản lý sử dụng khả năng và kinh nghiệm của mình để thiết lập và điều chỉnh các mục tiêu phù hợp cho từng giai đoạn. Đồng thời, người quản trị cần có các giải pháp thích hợp để đạt được mục tiêu đã đề ra.
Tiến hành triển khai thực hiện
Các thành phần liên quan đã được lập kế hoạch trước khi bắt đầu thực hiện mục tiêu, đưa ra kế hoạch và phân phối tài nguyên hợp lý.
Để đánh giá và điều chỉnh kịp thời khi gặp sự cố, cần thường xuyên theo dõi và giám sát quá trình thực hiện. Ngoài ra, để tăng cường hiệu quả công việc và hoàn thành đúng tiến độ, cần động viên nhân viên. Vì vậy, nhà quản lý phải đảm nhiệm cả hai nhiệm vụ này.
Theo giám sát quá trình thực hiện dự án.
Nghiệm thu dự án, bàn giao sản phẩm cho khách hàng
Để hoàn tất việc quản lý dự án phần mềm, bước cuối cùng là tiến hành nghiệm thu và bàn giao sản phẩm cho khách hàng. Để đảm bảo chất lượng, chúng ta cần kiểm tra lại toàn bộ thông tin và số liệu thống kê ở từng giai đoạn, đánh giá thực tế và so sánh với mục tiêu ban đầu để xác định mức độ hoàn thành.
Chuẩn bị báo cáo đánh giá kết quả, giao cho phòng bàn giao và phòng chăm sóc khách hàng.
>> Xem thêm: Tổng quan giới thiệu về quản lý dự án.
Làm thế nào để quản lý một dự án phần mềm thành công?
Forbes đã đưa ra tám phương pháp khác nhau để quản lý các dự án phần mềm hiệu quả trong những lời khuyên của họ.
Hãy xoá các nhiệm vụ không đem lại tiến bộ cho đội nhóm của bạn để họ tập trung vào sản phẩm.
Tạo động lực cho nhóm của bạn bằng cách chia sẻ những câu chuyện thành công của người khác.
Hạn chế bất kỳ sự thay đổi nào đối với tác vụ sau khi được giao;
Nỗ lực tuân thủ kế hoạch (cho đến khi có sự thay đổi cần thiết);.
Để khuyến khích sự tổ chức, có thể tổ chức bằng cách tự chủ động.
Tối ưu hóa hiệu suất bằng cách ủy quyền một cách hiệu quả.
Khám phá nhóm của bạn và xây dựng liên kết giữa các thành viên.
Tách ra các kế hoạch nhỏ hơn và giao nhiệm vụ cụ thể cho mỗi ngày.
Những kỹ năng cần có công việc quản lý dự án phần mềm
Người quản lý cần hiểu rõ hết các thuật ngữ chuyên ngành để áp dụng thành công vào công việc bởi lĩnh vực này có nhiều đặc trưng và cần kiến thức chuyên môn. Sẽ dễ dàng hơn để đạt được thành công nếu người quản lý có những kỹ năng sau đây và có nền tảng vững chắc để đảm nhận vị trí này.
Kỹ năng về kỹ thuật
Nếu nhà quản lý dự án phần mềm thiếu kiến thức kỹ thuật cần thiết, việc truyền tải thông tin sẽ trở nên vô cùng khó khăn đối với các bên liên quan. Điều này cũng khiến họ gặp khó khăn trong việc chia sẻ những kiến thức hữu ích và tiên tiến để cải thiện hiệu suất phát triển của đội ngũ. Tình trạng này có thể gây tự ti trong việc giao tiếp giữa nhà quản lý và các bên liên quan, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
Kỹ năng lãnh đạo – yếu tố quan trọng giúp quản lý dự án phần mềm hiệu quả
Những cá nhân có kỹ năng lãnh đạo trong lãnh vực quản lý là những người có khả năng phát triển doanh nghiệp một cách bền vững bằng cách xác định hướng đi, mục tiêu và nhiệm vụ chính xác. Họ sở hữu tầm nhìn chiến lược và kỹ năng truyền cảm hứng, kích thích đội nhóm để phát huy tối đa khả năng của mình.
Kỹ năng chỉ đạo – cơ sở quan trọng trong quản lý dự án phần mềm.
Kỹ năng giao tiếp
Vấn đề cơ bản là kỹ năng truyền đạt thông điệp, tuy nhiên, để thực hiện thành công, chúng ta cần dành nhiều thời gian để phát triển và nâng cao. Để có thể truyền đạt hiệu quả, quản lý cần phải tìm hiểu và đưa ra chiến lược truyền thông linh hoạt phù hợp với từng dự án.
Kỹ năng truyền đạt thông điệp hiệu quả ở đây là khả năng của nhà quản lý trong việc lắng nghe và truyền tải thông tin đúng thời điểm và đến đúng đối tượng. Giao tiếp hiệu quả sẽ giúp tạo nên sự thiện cảm ban đầu từ đối tác, từ đó, việc đưa ra những quyết định kinh doanh trong tương lai sẽ trở nên dễ dàng hơn khi có cùng ngôn ngữ.
Kỹ năng quản lý rủi ro
Để hỗ trợ cho doanh nghiệp giảm thiểu những thiệt hại về mặt tài chính, nhân sự,… Nhà lãnh đạo cần sở hữu một kỹ năng vô cùng quan trọng là quản lý rủi ro. Kỹ năng này không chỉ đơn giản là nhận thức các rủi ro mà còn cần phải xây dựng chiến lược và phương án xử lý phù hợp.
Kỹ năng lập kế hoạch
Một bước quan trọng trong mỗi dự án là việc lập kế hoạch. Đây là nền tảng để thực hiện, triển khai và đánh giá hiệu quả công việc. Nếu nhà quản lý dự án phần mềm biết cách tạo ra một kế hoạch chặt chẽ, thông minh và phù hợp với nguồn lực, chắc chắn sẽ đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Các vị trí quan trọng trong doanh nghiệp bao gồm quản lý dự án phần mềm nói chung và quản lý các dự án công nghệ thông tin nói riêng. Một nhà quản lý dự án phần mềm tài ba được xem là người lãnh đạo có đầy đủ tố chất và kiến thức chuyên môn để hướng dẫn doanh nghiệp phát triển thành công. Nếu bạn quan tâm đến việc trở thành một nhà lãnh đạo tài ba trong lĩnh vực này, hãy đăng ký khoá đào tạo quản lý dự án phần mềm của Viện FMIT để được học kiến thức chuẩn quốc tế và trang bị những kỹ năng cần thiết. Như vậy, quản lý dự án phần mềm là một khía cạnh quan trọng trong doanh nghiệp và cần phải được hiểu rõ.
Trong lĩnh vực kinh doanh, việc kiểm toán nội bộ, lãnh đạo hiệu quả, quản lý chuỗi cung ứng và xử lý rủi ro là những kỹ năng không thể thiếu.