Các yếu tố quan trọng cần có để trở thành một trợ lý và các phúc lợi được cung cấp tại nơi làm việc sẽ được giới thiệu bởi timviec365.Vn trong ngày hôm nay. Nếu bạn đang học ngành liên quan đến công việc này và muốn tìm hiểu thêm thông tin chi tiết, hãy liên hệ với chúng tôi.
Để trở thành một chuyên viên hành chính như ý, bạn đang mơ ước được làm việc cùng giám đốc của một doanh nghiệp lớn, năng động và giải quyết mọi công việc, đồng thời được hưởng mức thu nhập cao và các chế độ đãi ngộ hấp dẫn. Bài viết sau đây sẽ giải đáp câu hỏi học ngành gì để trở thành chuyên viên hành chính, đồng thời chỉ ra những phẩm chất và năng lực cần thiết nhất cho nghề này. Bạn sẽ được cung cấp những thông tin thú vị và quan trọng nhất.
1. Bạn đã bạn hiểu thư ký, trợ lý là ai chưa?
Nhờ vào việc các tác phẩm nghệ thuật được giới thiệu tại Việt Nam như phim ảnh hay các mẫu quảng cáo, nghề thư ký tại đây đã phát triển rất nhiều so với nhiều ngành khác thuộc lĩnh vực kinh tế, tài chính hay kỹ thuật. Bạn có thể chưa từng gặp một cô thư ký y khoa trong bất kỳ viện nào hay một anh thư ký văn phòng đang làm phiên dịch cho giám đốc trong một chương trình hợp tác quốc tế, tuy nhiên điều này là sự thật về sự phổ biến của nghề thư ký tại Việt Nam.
Kim Miso và bộ phim “Thư ký Kim” đã phản ánh công việc của nhân vật chính không còn xa lạ với những người yêu thích phim Hàn hoặc quan tâm đến công việc thư ký. Trong phim, trợ lý được coi là “huyền thoại sống” của ngành thư ký, đảm nhiệm trách nhiệm “chăm sóc toàn diện” cho phó chủ tịch, bao gồm chuẩn bị trang phục khi gặp đối tác và các giấy tờ liên quan đến cuộc họp, cũng như kết nối giám đốc với các bộ phận nhân viên và quản lý các mối quan hệ trong công ty và bên ngoài. Tuy nhiên, thực tế, vai trò và trách nhiệm của thư ký có thể khác nhau.
Người ta thường nói rằng “cuộc đời như phim”, nhưng điều này không thể hiện đầy đủ được khối lượng công việc và nhiệm vụ cụ thể của nghề thư ký. Để miêu tả công việc này chính xác hơn, ta chỉ có thể áp dụng cho bộ phận thư ký văn phòng. Thư ký (executive secretary) là người đại diện cho lãnh đạo của công ty, doanh nghiệp lớn, tập đoàn hoặc tổ chức, chịu trách nhiệm giải quyết các công việc về giấy tờ hành chính, lên lịch làm việc cho lãnh đạo, sắp xếp và thông báo các lịch gặp gỡ và tiếp xúc với các đối tác. Họ cũng đóng vai trò quan trọng như là một cây cầu nối giữa giám đốc và các doanh nghiệp hoặc đối tác bên ngoài. Bên cạnh các vị trí giám đốc văn phòng thường thấy, trên thực tế, các cơ sở doanh nghiệp vẫn tuyển dụng nhiều vị trí thư ký, trợ lý giám đốc đặc thù như thư ký y khoa hoặc thư ký toà án. Thông thường, vị trí thư ký được ưu tiên tuyển dụng trong một cơ quan hoặc doanh nghiệp có quy mô từ vừa trở lên. Đây là một bộ phận quan trọng được coi là “cánh tay phải đắc lực” của vị trí giám đốc doanh nghiệp.
Những cá nhân hỗ trợ các lãnh đạo doanh nghiệp có thể giúp việc quản lý công việc trở nên thuận lợi hơn và đồng bộ hóa hoạt động trong công ty. Để tìm kiếm những người phù hợp cho công việc này, cần xem xét các yêu cầu khác nhau tùy thuộc vào lĩnh vực. Theo thống kê của tổng cục Thống kê, trung bình mỗi ngày ở Việt Nam sẽ có khoảng 300 doanh nghiệp mới được thành lập.
Mở rộng quy mô các doanh nghiệp trong làn sóng công nghiệp hóa, hiện đại hóa đang diễn ra mạnh mẽ. Điều này tạo ra điều kiện thuận lợi cho việc mở rộng đa dạng các lựa chọn nghề nghiệp, trong đó có thư ký. Với nhiều người yêu thích ngành này, làm thư ký là một lựa chọn nghề hấp dẫn. Trước khi bước vào nghề, câu hỏi phổ biến là học chuyên ngành nào để trở thành thư ký. Hãy cùng tìm hiểu nội dung dưới đây để có câu trả lời.
Để biết thêm chi tiết, bạn có thể tham khảo về việc làm Thư ký văn phòng.
2. Làm thư ký học ngành gì?
Khi bạn tìm hiểu “ngành nào phù hợp để trở thành thư ký”, có thể sẽ cảm thấy không hài lòng khi timviec365.Vn cho biết “Thư ký không phải là một ngành đào tạo”. Tuy nhiên, điều này khác biệt với việc chọn nghề của một số vị trí đặc thù khác như kỹ sư, luật sư hoặc nhà báo. Theo thông tin mới nhất, hiện nay chưa có trường đại học nào tại Việt Nam đào tạo chuyên ngành thư ký hay trợ lý. Thực tế, thư ký là một nghề yêu cầu năng lực, khả năng và tổng hợp. Tuy nhiên, đừng nản lòng. Nếu bạn muốn tìm hiểu về những người thư ký – những người hiểu rõ giám đốc, những phiên dịch viên trong các cuộc gặp gỡ đối tác, những người chuẩn bị tài liệu cho lãnh đạo trước các cuộc họp trong các tập đoàn lớn, bạn có thể tự học để trở thành một trong số họ.
Mặc dù không có khóa đào tạo chuyên môn cho ngành thư ký, bạn vẫn có nhiều lựa chọn nghề để đạt được vị trí này. Tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, bạn có thể ứng tuyển vị trí thư ký với nhiều bằng cấp khác nhau như dân kinh doanh, cử nhân ngoại ngữ, quản trị văn phòng, quản trị kinh doanh, marketing, luật hoặc marketing. Quan trọng là bạn có kiến thức, kỹ năng tổng hợp và khả năng giải quyết vấn đề một cách sâu sắc và linh hoạt.
Để giành được vị trí thư ký trong công ty xuất nhập khẩu, bạn cần có khả năng giao tiếp linh hoạt, thành thạo tiếng Anh, sự năng động và tốt nghiệp bằng cử nhân ngoại ngữ. Không nhất thiết phải có nền tảng kinh doanh, nhưng khả năng xử lý tình huống và kỹ năng đa năng cũng rất quan trọng. Dưới đây là một số ngành học có thể cung cấp cho bạn những kỹ năng cơ bản và nền tảng chuyên môn cho nghề thư ký.
2.1. Quản trị văn phòng
Nếu bạn đang muốn tìm kiếm việc làm trợ lý, thư ký trong lĩnh vực quản lý, quản trị văn bản và nguồn nhân lực trong môi trường văn phòng, đây là lựa chọn không thể bỏ qua. Thư ký là vị trí giúp việc nhưng lại đảm nhiệm và thấu hiểu hầu hết các nhiệm vụ, công việc của lãnh đạo. Nhiều trường hợp, thư ký còn được xem là “quân sư” tham gia trực tiếp vào kế hoạch quản lý, điều hành doanh nghiệp và là một phần trong bộ máy quản lý của ban giám đốc. Các nghiệp vụ văn phòng bao gồm quản lý, công tác lưu trữ quản trị hồ sơ, văn thư, thông tin…Và nghiệp vụ quản lý nhân viên. Đây là một ngành học, bạn có thể củng cố nền tảng cho tương lai trở thành thư ký văn phòng truyền thống một cách bài bản hơn. Chuyên ngành này, bạn có thể học tại một số trường như Đại học Nội vụ, Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Học viện hành chính Quốc gia. Vì vậy, nếu bạn muốn trở thành thư ký, hãy lựa chọn cho mình một trường phù hợp để học tập và trau dồi kỹ năng.
2.2. Ngành nhân sự
Đào tạo đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp cho doanh nghiệp, ngành quản lý nhân sự đảm nhận hầu hết các công việc trong văn phòng và chuyên sâu giải quyết xử lý hồ sơ giấy tờ, tuyển dụng và truyền đạt văn hóa doanh nghiệp. Họ cũng là những nhân viên siêng năng kết nối thông tin giữa các phòng ban, ban lãnh đạo và bộ phận nhân viên. Trong một doanh nghiệp nhỏ, những ứng viên được đào tạo về nghiệp vụ này sẽ đảm nhiệm vị trí giúp việc trực tiếp cho các trưởng bộ phận trong doanh nghiệp. Ngoài kiến thức chuyên môn, các cử nhân ngành quản lý nhân sự sẽ được đào tạo kỹ năng sử dụng phần mềm văn phòng, xử lý hồ sơ và tiếng Anh cơ bản để đáp ứng yêu cầu tuyển dụng ứng viên bằng tiếng Anh với hiểu biết sâu sắc về lĩnh vực công ty phụ trách. Một số trường đại học phù hợp để theo đuổi như Học viện Ngân hàng, Đại học Thương mại, Đại học Kinh tế Quốc dân, Đại học Kinh tế – Đại học Đà Nẵng.
2.3. Ngành luật cho vị trí thư ký tòa án
Chức vụ thư ký tòa soạn là một vị trí đặc biệt được theo đuổi bởi nhiều người đam mê lĩnh vực tòa án, luật, kiểm sát,… Tuy nhiên, để trở thành một thư ký tòa án, không hề dễ dàng như chúng ta thường nghĩ vì nó không phải là một vị trí “giúp việc”. Ngành học này liên quan đến pháp luật và thư ký tòa soạn chịu trách nhiệm cho tính công minh của các vụ án, hỗ trợ thẩm phán đọc các quyết định tố tụng, sắp xếp, lưu trữ hồ sơ và hướng dẫn đương sự theo quy định của pháp luật. Để đạt được chức vụ này, bạn cần phải thi đỗ ngành luật và có bằng cử nhân luật. Sau đó, tham gia vào kỳ thi công chức cho ngành tòa án và học nghiệp vụ. Quá trình này đòi hỏi sự kiên trì và đam mê lớn với lĩnh vực luật. Một số địa điểm hỗ trợ bạn trong quá trình này là ngành luật tại một số trường đại học như Đại học Luật Hà Nội, Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại học Luật Tp. Hồ Chí Minh. Ngoài thư ký văn phòng thông thường trong các doanh nghiệp lớn, thư ký tòa soạn còn đồng hành với tổng biên tập trong các tòa soạn báo chí.
Tìm hiểu thêm: Admin assistant là một vị trí làm việc trong văn phòng thú vị và phù hợp với bạn.
2.4. Học ngành Y để trở thành Thư ký Y khoa
Có thể bạn ít quen thuộc với vị trí hư ký, tuy nhiên đó lại là một công việc rất phổ biến đối với những ai muốn theo đuổi ngành y, thư ký Y khoa. Đây là những người đồng hành quan trọng cho đội ngũ Y bác sĩ tại các cơ sở y tế như bệnh viện st, phòng khám… Việc này cung cấp cơ hội tuyệt vời cho những ứng cử viên là sinh viên y học nhưng lại yêu thích công việc hành chính-văn phòng tại các cơ sở này. Họ có trách nhiệm thực hiện một số nhiệm vụ như viết đơn thuốc, tiếp nhận bệnh nhân, hoàn thành thủ tục bàn giao hồ sơ bệnh án, lên lịch hẹn với bác sĩ và giải đáp các thủ tục hành chính-văn phòng. Đây là một công việc tương tác thường xuyên với bệnh nhân, do đó bạn cần có tính kiên nhẫn, kỹ năng lắng nghe và khả năng giao tiếp tốt, ngoài kiến thức chuyên môn.
Tính linh hoạt là yếu tố cần thiết trong nghiệp vụ và đặc biệt quan trọng với vai trò của trợ lý trong các cơ quan và doanh nghiệp. Vì thế, câu hỏi về việc học ngành nào để trở thành trợ lý chỉ là một ví dụ để tiếp cận với nghiệp vụ trợ lý một cách nhanh chóng và chính xác. Điều quan trọng hơn, để trở thành một trợ lý hoặc thư ký, người ta cần có khả năng tổng hợp và cần phải nỗ lực học hỏi mỗi ngày. Bên cạnh đó, nhiều yêu cầu quan trọng khác cũng thường xuất hiện trong mô tả công việc tuyển dụng trợ lý hiện nay. Bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về điều này.
Để biết thêm thông tin, bạn có thể tham khảo việc làm Thư ký Y Khoa.
3. Những điều kiện cần giúp bạn ứng tuyển ngay vị trí thư ký
3.1. Ngoại hình ưa nhìn
Đưa ra quan điểm rằng ngoại hình có vai trò quan trọng không thua kém so với trình độ học vấn và kinh nghiệm trong việc đảm nhận vị trí thư ký. Mặc dù có vẻ thừa thãi với một số người muốn theo đuổi nghề này, tuy nhiên, yêu cầu về ngoại hình của ứng viên là một trong những tiêu chí quan trọng trong thông báo tuyển dụng của nhiều doanh nghiệp. Điều này là hợp lý bởi vì thư ký thường phải đi cùng giám đốc trong các cuộc họp, gặp gỡ đối tác và đại diện cho thương hiệu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không cần phải đạt chuẩn hoa hậu hay siêu mẫu, chỉ cần có ngoại hình khá và phong cách tự tin sẽ giúp ứng viên trở thành một thư ký thành công.
3.2. Khả năng giao tiếp ngoại ngữ tốt
Để nâng cao thu nhập và cơ hội phát triển tốt hơn trong các doanh nghiệp vừa và lớn hơn, đặc biệt là với sự hợp tác của nhiều đối tác quốc tế, yêu cầu chuyên môn tiếng ngoại là điều không thể thiếu cho việc tuyển dụng vị trí thư ký. Thường thì, thư ký ở các công ty này phải sử dụng tiếng Anh để soạn thư mời hợp tác và gửi đến các đối tác nước ngoài.
3.3. Đa di năng
Để trở thành một trợ lý hành chính, bạn cần sở hữu nhiều kỹ năng khác nhau. Bạn phải am hiểu và sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng để xử lý tài liệu và giấy tờ. Đồng thời, bạn cần thật sự giỏi trong việc quản lý thời gian để có thể lập kế hoạch và hoàn thành công việc một cách hiệu quả, đáp ứng yêu cầu của cấp trên. Ngoài ra, kỹ năng giao tiếp tốt cũng là một yếu tố quan trọng giúp bạn kết nối và tương tác với các đồng nghiệp cũng như đối tác bên ngoài. Cuối cùng, khả năng thuyết trình tốt cũng là điểm cộng giúp bạn đại diện cho công ty trong các buổi họp và gặp gỡ đối tác. Tóm lại, để trở thành một trợ lý hành chính thành công, bạn cần phải hoàn thiện tất cả những kỹ năng này.
Để trở thành một thư ký, bạn cần có kiến thức về ngành nghề và các kỹ năng phù hợp để tận dụng cơ hội việc làm hiện nay. Bạn có thể tìm thấy những thông tin hữu ích tại trang web timviec365.Vn để tìm kiếm các vị trí trợ lý hoặc thư ký đang được tuyển dụng nhiều nhất và nhanh chóng ứng tuyển.