Làm thư ký học ngành gì? Các kỹ năng cần có của một thư ký giỏi

Để giải quyết khối lượng công việc lớn và sắp xếp lịch trình hàng ngày, các nhà lãnh đạo luôn cần sự giúp đỡ của trợ lí. Vì thế, vai trò của trợ lí trở nên quan trọng và được nhiều người mong muốn thử sức. Nếu bạn đang quan tâm đến việc trở thành một trợ lí, bạn cần học chuyên ngành gì? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp thắc mắc của bạn.

Thư ký là gì?

Chức vụ thư ký được xem như là một vị trí quan trọng trong ban lãnh đạo. Tại đây, bạn sẽ đóng vai trò như một kênh liên lạc trong nội bộ công ty hoặc giữa công ty với các khách hàng, đối tác. Thư ký có trách nhiệm tiếp nhận và giải quyết các giấy tờ hành chính, ghi chép nội dung cuộc họp, quản lý lịch trình làm việc cho lãnh đạo, sắp xếp lịch hẹn và thông báo các cuộc gặp gỡ với đối tác, được xem là vai trò không thể thiếu cho một tổ chức.

Các công ty của mọi quy mô đều có nhu cầu tuyển dụng thư ký để giúp quản lý văn phòng và giải quyết các vấn đề hành chính. Ngoài ra, còn tồn tại các vị trí thư ký đặc biệt như thư ký y tế và thư ký tòa án.

Nhiệm vụ vô cùng quan trọng của một thư ký là hỗ trợ công ty hoạt động có hệ thống và đúng hướng theo kế hoạch đã đề ra, mặc dù không phải luôn được thể hiện rõ ràng.

Để thực hiện công tác thư ký, yêu cầu đòi hỏi trình độ cao và khả năng tiếp thu và giải quyết nhiều công việc khác nhau. Các nhiệm vụ phụ thuộc vào việc hỗ trợ ai và phục vụ cho loại hình doanh nghiệp, tổ chức nào. Tuy nhiên, vị trí này đòi hỏi sự chuyên nghiệp và tập trung của ứng viên.

Công việc mà một thư ký phải làm là gì?

Nhiệm vụ của một trợ lý sẽ phụ thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp. Đôi khi, họ cũng cần thực hiện những nhiệm vụ bên ngoài theo yêu cầu từ nhà lãnh đạo. Dưới đây là những nhiệm vụ chính mà một trợ lý cần thực hiện: thực hiện các nhiệm vụ hành chính và văn phòng, giải quyết thư từ, quản lý thời gian, đặt lịch họp và sắp xếp chuyến đi công tác, quản lý tài liệu và thông tin quan trọng.

Để đảm bảo tài liệu được xử lý nhanh chóng, chính xác và không bị tắc nghẽn, thư ký sẽ tiếp nhận thông tin, tài liệu, số liệu từ các bộ phận khác và phân loại, sắp xếp sao cho hợp lý. Hơn nữa, nếu cần thiết, thư ký cũng có thể thực hiện nhiệm vụ dịch tài liệu. Quan trọng là đảm bảo tính an toàn của giấy tờ, chúng sẽ được giải quyết một cách kín đáo.

Văn thư có trách nhiệm sắp xếp thời gian làm việc, gồm thời khóa biểu công tác, cuộc họp và tổ chức, ghi chép và tóm tắt nội dung của cuộc họp để phục vụ cho việc quản lý. Họ sẽ là người lưu lại ý kiến và báo cáo của các bộ phận cũng như biên bản, đồng thời chuyển ý kiến của các cấp lãnh đạo xuống các đơn vị hoặc cá nhân.

Để chào đón khách hàng và đối tác, nhân viên thư ký sẽ đóng vai trò tiếp đón khi họ đến công ty. Điều này đảm bảo rằng khách hàng và đối tác sẽ không phải đợi lâu hoặc cảm thấy bất tiện vì không được tiếp đón. Hơn nữa, họ còn có thể giải quyết những thắc mắc và vấn đề liên quan đến quyền hạn và kiến thức của mình.

Nhiệm vụ của thư ký là sắp xếp thời gian di chuyển và công việc cho cấp trên. Thời gian sắp xếp bao gồm các thông tin như ngày, giờ, người cần gặp, đối tác của công ty, giấy tờ, hồ sơ cần thiết. Thêm vào đó, thư ký còn phải đặt chỗ, đặt phòng và lên kế hoạch công tác cho nhà lãnh đạo.

Để trở thành một thư ký cần những kỹ năng gì?

Khi tuyển dụng cho vị trí trợ lý, nhà tuyển dụng thường tìm kiếm nhiều kỹ năng khác nhau mà ứng viên cần sẵn sàng để hoàn thành nhiệm vụ. Dưới đây là những kỹ năng quan trọng cần có.

Để đăng ký ứng tuyển vào chức danh thư ký, kỹ năng sử dụng máy tính văn phòng một cách thành thạo là một yếu tố quan trọng. Công việc của thư ký đòi hỏi phải xử lý nhiều tác vụ trên máy tính, đặc biệt là các bảng tính, cơ sở dữ liệu và phần mềm xử lý văn bản.

Để đảm bảo độ chính xác cao, Thư ký không chỉ gặp gỡ trực tiếp với các đối tác mà còn thường xuyên phải sử dụng email để trao đổi thông tin với khách hàng, các phòng ban và cấp quản lý. Do đó, họ cần có khả năng giao tiếp và diễn đạt bằng văn bản tốt để đảm bảo rằng các thông tin được gửi đi rõ ràng và chuyên nghiệp.

Do nhu cầu công việc, thư ký cần liên lạc với nhiều cá nhân từ các phòng ban khác nhau và khách hàng, đối tác trong một ngày làm việc. Kỹ năng giao tiếp tốt sẽ tạo ra ấn tượng tích cực, tạo ra một môi trường chuyên nghiệp và khích lệ các cá nhân.

Với vai trò là người trung gian kết nối giữa các phòng ban trong công ty, thư ký cần phải sở hữu khả năng đánh giá và giải quyết các tình huống nhanh chóng và quyết đoán để đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ.

Nhân viên thư ký có nhiệm vụ quản lý tài liệu và xếp lịch làm việc sao cho phù hợp với thứ tự ưu tiên, giúp cho cấp trên dễ dàng tiếp cận và xử lý công việc. Kỹ năng tổ chức của nhân viên thư ký được thể hiện thông qua việc đảm bảo sự sắp xếp hợp lý và chính xác của các công việc.

Để đạt được thành công trong công việc của mình, thư ký cần phải đảm bảo tránh khỏi các sai sót và hoàn thành nhiều nhiệm vụ với tính chính xác cao. Điều này đòi hỏi họ phải là người cẩn thận và có sự chú ý đặc biệt.

Học ngành gì để làm thư ký?

Hiện tại ở Việt Nam, không có bất kỳ trường đại học nào có chuyên ngành đào tạo thư ký. Điều này khác với một số ngành yêu cầu chuyên môn cao và bắt buộc phải trải qua quá trình đào tạo chuyên sâu như bác sĩ, luật sư. Vậy nếu không có trường đào tạo chính quy chuyên ngành thư ký, thì cần phải có những kiến thức hoặc bằng cấp gì để có thể thực hiện công việc này?

Nhiệm vụ của nhân viên hỗ trợ sẽ phụ thuộc vào lĩnh vực hoạt động của công ty mà họ đang làm việc, như đã được đề cập ở phần đầu. Bạn có thể ứng tuyển vào vị trí giúp việc văn phòng cho các công ty sau khi tốt nghiệp các ngành như ngôn ngữ, quản trị kinh doanh, tiếp thị. Hoặc bạn cũng có thể ứng tuyển vào các vị trí hỗ trợ đặc thù như giúp việc y tế, giúp việc tòa án… sau khi hoàn thành chương trình học tại các ngành như y, dược, pháp lý.

Nếu bạn đáp ứng đầy đủ yêu cầu về kiến thức, kỹ năng và khả năng giải quyết vấn đề một cách linh hoạt, thì bạn có thể nộp đơn ứng tuyển cho vị trí này. Một số ngành học sau khi tốt nghiệp cũng có thể ứng tuyển thành thư ký, tổng thể.

Ngành quản trị văn phòng

Nếu bạn đang muốn làm việc trong các tổ chức, công ty lớn với chức vụ thư ký, thì ngành học này là một lựa chọn tuyệt vời cho bạn. Trong quá trình đào tạo, bạn sẽ được học về cách sử dụng các thiết bị văn phòng và phần mềm tin học, giúp bạn thực hiện các công việc hành chính văn phòng một cách dễ dàng và hiệu quả.

Việc làm quen với công việc trong tương lai sẽ được đơn giản hóa nhờ các kiến thức về nghiệp vụ như quản lý tài liệu, kinh doanh, thư ký và một số học phần cơ bản khác.

Tại các trường đại học như Nội vụ, Khoa học xã hội và Nhân văn, Học viện hành chính Quốc gia, bạn có thể đăng ký học chuyên ngành này.

Ngành nhân sự

Các kỹ năng liên quan đến vi tính văn phòng, phương pháp quản lý và xử lý tài liệu cùng khả năng sử dụng ngôn ngữ nước ngoài cơ bản sẽ được học tập một cách toàn diện khi bạn chọn theo học chuyên ngành này, nhằm đáp ứng các yêu cầu của các nhà tuyển dụng.

Bạn có thể đăng ký học tập tại các trường như Học viện Tài Chính, Đại học Kinh tế Quốc gia, Đại học Thương mại để theo học chuyên ngành này.

Ngành thư ký y khoa

Nghề thư ký y tế có thể là khá mới lạ với nhiều người. Tuy nhiên, thực tế, đây là một ngành đang được đánh giá cao bởi mức lương hấp dẫn. Vị trí thư ký trong lĩnh vực này sẽ đảm nhận các nhiệm vụ liên quan đến việc giải quyết các tài liệu y tế như hồ sơ bệnh án, lịch khám, đơn thuốc… Với việc phải tiếp xúc và giải đáp thắc mắc cho rất nhiều bệnh nhân mỗi ngày, thư ký y tế cần phải là người biết kiên nhẫn, lắng nghe, tỉ mỉ và cẩn thận.

Ngành thư ký luật

Để trở thành một trợ lý luật sư, bạn cần phải học chuyên ngành pháp lý. Nếu bạn muốn đảm nhiệm vị trí này, nhiệm vụ hàng ngày của bạn sẽ là tiếp nhận và chuyển tiếp tài liệu, hướng dẫn khách hàng, hỗ trợ thẩm định viên và thực hiện các tác vụ khác. Để đạt được mục tiêu này, bạn cần trải qua các giai đoạn như đào tạo, thi tuyển công chức, nhận chứng chỉ và tìm hiểu thêm về các hoạt động liên quan.

Các trường đại học chuyên về ngành luật như Đại học luật Hà Nội, Đại học luật TP.HCM và Đại học Tôn Đức Thắng đều cung cấp các khóa học đào tạo chuyên sâu về lĩnh vực này.

Xu hướng phát triển công việc thư ký trong năm gần đây

Hàng ngày tại Việt Nam, trung bình có khoảng 300 doanh nghiệp đăng ký thành lập theo kết quả của Tổng cục Thống kê. Điều này thúc đẩy nhu cầu tuyển dụng vị trí trợ lý và mở ra cơ hội cho nhiều ứng viên thử sức. Theo báo cáo phát hành vào tháng 11 năm 2018 của VietnamWorks, công việc trợ lý cũng nằm trong top những ngành nghề có nhu cầu tuyển dụng cao nhất.

Trong tương lai, nhiều chuyên gia dự đoán rằng lĩnh vực này có khả năng giảm sút về nhu cầu tuyển dụng do sự tiến bộ của công nghệ hiện đại. Công nghệ này có thể thay thế con người trong một số nhiệm vụ trước đây được phụ trách bởi thư ký. Tuy nhiên, hiện tại vẫn còn nhiều nhu cầu tuyển dụng trong lĩnh vực này.

Bắt đầu tích lũy kiến thức và rèn luyện kỹ năng ngay từ bây giờ nếu bạn đam mê và mong muốn trở thành một trợ lý trong tương lai. Hy vọng những thông tin trong bài viết đã giúp bạn tìm được ngành học phù hợp để trở thành trợ lý. Chúc bạn luôn thành công trên con đường sự nghiệp.