Mặc dù hiện chưa có trường đại học nào chuyên đào tạo nghề trợ lý, nhưng nhu cầu tuyển dụng nhân sự cho lĩnh vực này rất cao. Trợ lý được xem như là “người giúp việc” cho các nhà lãnh đạo. Họ không chỉ đơn thuần là những cô gái có chiều cao vượt trội, mà còn phải có kiến thức, sự năng động và khéo léo trong giao tiếp.
Nghề “không được đào tạo”
Trong một tổ chức, công ty hay tập đoàn, vị trí thư kí được xem là người có gần gũi nhất với các nhà lãnh đạo. Vì vậy, mức lương của nghề này luôn được coi là “đáng khao khát” đối với các tân sinh viên vừa tốt nghiệp.
Hiện tại, mức lương khởi điểm cho những nhân viên mới bắt đầu làm việc trong vai trò thư kí dao động từ 5 triệu đồng đến 7 triệu đồng. Trong một số doanh nghiệp, thư kí và trợ lý giám đốc được coi như những vị trí tương đương, do đó trợ lý giám đốc cũng được xem xét trong cơ chế Ban Giám đốc. Bên cạnh lương hàng tháng, các phúc lợi khác như bảo hiểm sức khỏe, nghỉ lễ và các khoản thưởng định kỳ hàng tháng đều rất hấp dẫn. Vì vậy, có thể khẳng định rằng mức thu nhập của một thư kí có trình độ chuyên môn không thấp hơn 10 triệu đồng/tháng và sẽ tăng dần theo thời gian làm việc.
Ngoài việc tăng thu nhập, vai trò của thư kí còn đem lại nhiều cơ hội kết nối thú vị. Thường thì, trợ lý giám đốc sẽ đại diện cho giám đốc liên lạc và đón tiếp khách quan trọng, tham gia các buổi hội thảo và tổ chức tiệc tại các khách sạn danh tiếng. Nếu công ty đang hợp tác với đối tác nước ngoài hoặc tham gia hoạt động xuất nhập khẩu, thì cơ hội đi công tác nước ngoài của người đồng hành cùng lãnh đạo là rất nhiều.
Bởi vì yêu cầu của nghề thư kí về kỹ năng và kiến thức tổng hợp rất cao, do đó không có ngành nghề cụ thể để đào tạo cho nghề này. Tùy thuộc vào tình hình cụ thể của từng công ty, yêu cầu với vị trí thư kí cũng sẽ khác nhau. Ví dụ, thư kí cho các công ty nhập xuất khẩu cần hiểu rõ các thủ tục và luật kinh doanh để tránh những sai sót khi kí hợp đồng và đảm bảo không gây thiệt hại cho công ty. Thư kí cho các tổ chức quốc tế cần có kinh nghiệm về các thủ tục ngoại giao, quy trình làm việc và tiếp nhận giấy tờ theo chuẩn quốc tế.
Thư kí được cơ hội học tập và cải thiện kiến thức trong nhiều lĩnh vực khác nhau nhờ yêu cầu công việc đa dạng. Thậm chí, sau khi tích lũy kinh nghiệm và làm việc một thời gian, nhiều người đã thành lập doanh nghiệp của riêng mình. Điều này cho thấy rằng việc làm trợ lý/thư kí không chỉ đem lại lợi ích về mặt học vấn và thu nhập, mà còn mở ra những cơ hội học tập và phát triển kiến thức đa dạng.
Áp lực trở thành người “hoàn hảo”
Nghề thư kí không chỉ mang lại lợi ích ngay lập tức mà còn đòi hỏi một mức độ khắt khe và căng thẳng không nhỏ. Trước tiên, bởi vì đây là một vị trí quan trọng trong tổ chức/công ty, nên sức ép trong công việc rất lớn. Công việc của nghề này rất đa dạng, từ việc quản lý nhân sự, tổ chức các sự kiện cho công ty, cho đến việc thiết lập mối quan hệ tốt với khách hàng và quản lý các thủ tục giấy tờ liên quan đến hoạt động kinh doanh.
Việc phạm lỗi là điều không hiếm gặp khi phải xử lý khối lượng công việc lớn, đặc biệt là đối với những người mới ra trường chưa có nhiều kinh nghiệm sống. Tuy nhiên, khi đảm nhận vị trí lãnh đạo, việc tuân thủ các chuẩn mực là rất quan trọng để các nhân viên khác trong công ty có thể cảm nhận được sự chuyên nghiệp. Chỉ khi đạt được chuẩn mực đó, các nhân viên mới có thể thuyết phục và hoàn thành tốt trách nhiệm của mình như một cánh tay đắc lực cho các lãnh đạo.
Nguyên Ngọc, trợ lý quản lý của một doanh nghiệp sản xuất dược phẩm, cho biết rằng phần lớn nhân viên trong công ty đều lớn tuổi hơn anh. Tuy nhiên, anh ta vẫn đảm nhận vị trí quản lý toàn bộ hoạt động. Áp lực về sự trưởng thành và kinh nghiệm làm việc rất lớn, và đôi khi anh ta phải nói chuyện mà không ai lắng nghe. Trong mắt nhân viên, anh ta vẫn được xem là một người trẻ và chưa tích lũy đủ kinh nghiệm.
Toàn bộ nhân viên công ty super luôn quan sát mọi hành động của Ngọc vì cô ấy còn trẻ. Thực hiện việc tương tác với đồng nghiệp trong công ty là rất khó khăn với vị trí “phó tướng”.
Nhiệm vụ của thư kí đòi hỏi sự thông thạo đa dạng kiến thức, không giống với việc học chuyên ngành của sinh viên. Vì thế, để thực hiện công việc một cách hiệu quả, thử thách lớn đối với các sinh viên mới bắt đầu làm thư kí là phải nắm bắt công việc ngay từ đầu.
Sau khi hoàn thành đào tạo tại Đại học Ngoại Ngữ Hà Nội với thành tích xuất sắc, Kim Ngân đã được lựa chọn vào vị trí trợ lý giám đốc cho một công ty hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Trong suốt nửa năm làm việc, cô đã nỗ lực học tập nghiệp vụ liên quan đến xuất nhập khẩu vào buổi tối sau khi hoàn thành nhiệm vụ trong ngày. Yêu cầu chính của công việc của Ngân là phải thành thạo tiếng ngoại, bởi vì hầu hết các đối tác của công ty đều là người nước ngoài. Tuy nhiên, để đảm bảo chất lượng công việc, Ngân cũng cần có kiến thức chuyên môn về hoạt động kinh doanh.
Ngân đã suy nghĩ đến việc từ bỏ nhiều lần vì áp lực của việc muốn làm tốt hơn. Sau khi tốt nghiệp, cô ngay lập tức bắt đầu làm việc trong một vị trí với áp lực lớn và trong suốt tháng đầu tiên, cô luôn cảm thấy công việc đang chạy trốn cô.
Nghề dành những người năng động
Người giữ sổ là cần phải có kỹ năng giao tiếp tốt, nhanh nhẹn và linh hoạt trong từng lời thoại, không chỉ yêu cầu khắt khe về các mặt kiến thức chuyên môn. Kinh nghiệm đáng giá của Kim Ngân là từ cách “lựa chọn từ” trong trao đổi kinh doanh, từ những ngày đầu tiên làm việc.
Để tương tác hiệu quả với khách hàng mới chưa đạt được thỏa thuận về giá, cần phải sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp và lịch sự trong thư từ email. Trong khi đó, để duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng thân thiết, nên sử dụng lối xưng hô mềm mỏng và thân thiện. Vì còn thiếu kinh nghiệm trong việc đối phó với từng khách hàng trong giai đoạn đầu của công việc, Ngân đã gặp khó khăn khi đáp ứng các yêu cầu đòi hỏi quá cao từ khách hàng khó tính.
Lựa chọn nhân sự cho vị trí trợ lý/thư kí đang là vấn đề rộng rãi bởi hiện tại chưa có trường đại học nào chuyên đào tạo cho ngành này. Hầu hết các công ty đều yêu cầu ứng viên có khả năng sử dụng ngoại ngữ tốt, do đó đây là cơ hội lớn cho các tân cử nhân chuyên về ngoại ngữ.
Theo từng ngành nghề, thư ký đòi hỏi kiến thức đa dạng và chấp nhận các cử nhân khác nhau. Ví dụ, sinh viên trong lĩnh vực kinh tế và thương mại là ưu tiên hàng đầu cho các doanh nghiệp nước ngoài hoặc các công ty hợp tác quốc tế. Trong khi đó, sinh viên trong các ngành xã hội phù hợp với yêu cầu của các tổ chức phi chính phủ và các dự án. Ngoài ra, thư ký cũng cần có kiến thức tổng hợp.
Yêu cầu cho công việc thư kí rất đa dạng, bởi vì đây là một công việc tổng hợp. Tuy nhiên, tính cách hoạt bát, năng động và khéo léo trong giao tiếp là những yêu cầu quan trọng đối với các nhân viên thư kí. Công việc thư kí có mức thu nhập cao và đầy cơ hội thăng tiến, tuy nhiên, yêu cầu của công việc cũng khá khắt khe.